Správa majetku

Business intelligence systém pre správu majetku

Slovenská pošta je spoločnosť s dlhou tradíciou poskytovania poštových služieb. Disponuje najväčšou pobočkovou sieťou na Slovensku, spravuje cez 1500 rôznych stredísk. Veľkosť tejto pobočkovej siete bola veľkou výzvou z hľadiska správy jej majetku.

Vlastníkom agendy bolo Oddelenie správy majetku Slovenskej pošty. Čelili klasickým IT problémom menších oddelení - používali viaceré lokálne nástroje a databázy, bez štandardizovaných postupov. Časté duplicity, zastaranosť údajov a neinformovanosť prakticky znemožňovali efektívnu komunikáciu. Jediným riešením bolo zjednotiť všetky údaje a pripraviť aplikáciu na cloude.

Ako sme postupovali?

V prvom kroku sme začali pracovať na analýze práce, dát a procesov na jednotlivých oddeleniach. Dáta uložené v rôznych exceloch potrebovali byť štandardizované do jednotnej štruktúry. Vytvorili sme teda prototyp dátovej štruktúry, ktorý sme následne overovali s klientom.

Základná jednotka, okolo ktorej sme vybudovali systém správy majetku, bol objekt. Objektom bola každá lokalita – pobočka, zariadenie alebo administratívna budova, ktorá sa nachádzala v správe pošty. Ich celkový počet sa zastabilizoval na 1700.

Výzvy pri realizácii projektu

Naším cieľom bolo pripraviť Slovenskej pošte kompletný business intelligence systém pre správu majetku. Preto sme vložili simulácie, projekcie, dopady vykonaných alebo plánovaných operácií s majetkom. Systém dokáže zákazníka proaktívne usmerňovať k finančne efektívnym operáciám súvisiacim so správou vlastného majetku.

Na projekte sme potrebovali vyriešiť možnosti zobrazovania dát, ktoré mali byť výstupom pre rozhodovanie. Rozhodli sme sa použiť OLAPy. Tie pomocou jednoduchých grafov vizuálne zobrazujú dôležité informácie ako odchýlky spotreby energií na odberných miestach, nadspotrebu alebo pravidelné revízie zariadení. Vďaka nim má manažment lepšiu kontrolu nad majetkom Pošty.

Pre jednoduchosť zobrazenia jednotlivých objektov sme sa rozhodli do aplikácie vložiť google mapy – tzv. GIS vrstvy. Používatelia tak majú k dispozícii vizualizovanú sieť objektov, môžu prehľadne vidieť vzdialenosti medzi nimi alebo rozmiestnenie v jednotlivých regiónoch. Vďaka tejto technológii sa dokážu okolo objektov aj virtuálne prechádzať.

Pri realizácii sme sa stretli s problémom vkladania veľkého množstva špecifických údajov pri rôznych typoch majetku. Vyriešili sme ich plne konfigurovateľnými formulármi cez obrazovky aplikácie. Zákazník tak dokáže zobrazovať údaje podľa aktuálnej potreby.

Výsledky projektu

Systém správy majetku priniesol slovenskej pošte výraznú úsporu nákladov na správu majetku. Vďaka harmonizácii dát a jednotnému úložisku majú zamestnanci okamžité informácie. Manažment získal pokročilé nástroje pre kontrolu podniku a manažérske rozhodnutia. Projekt správy majetku sme vďaka pozitívnym referenciám implementovali aj u ďalšieho veľkého klienta.

Doteraz sa evidencia majetku riešila ručne v tabuľkách vo formáte xls, veľké množstvo dát sa spracovávalo lokálne a neefektívne. Informačným systémom sme vytvorili evidenčno-analytický nástroj, ktorým optimalizujeme využívanie majetku. Vznikla tak centrálna, komplexná a spoľahlivá evidencia dlhodobého majetku.

Iveta Vrbiková, Slovenská pošta a.s.